Когда обязательно нужен свадебный координатор?
Любая пара сталкивается с противоречивыми мнениями на необходимость привлечения координатора для проведения свадьбы. Вне зависимости от того, какой свадебный опыт озвучивают друзья, коллеги, родные, важно ориентироваться на свое видение свадьбы, пожелания и предпочтения. Целесообразно нанять координатора, если свадебное мероприятие подразумевает следующие аспекты:
- выездная регистрация на площадке, удаленной от места проведения праздничного банкета;
- пышное свадебное торжество, число участников которого достаточно велико (более 30 человек);
- мысль о необходимости в день свадьбы отвлекаться на решение каких-либо вопросов выбивает из колеи и портит настроение;
- подготовка свадьбы отнимает слишком много времени и сил, чувствуется приближение нервного срыва и важна уверенность .
Какие заботы может взять на себя свадебный координатор
Обладая огромным опытом, координатор свадьбы Киев может взять на себя решение следующих вопросов:
- Соблюдение тайминга свадьбы. Благодаря накопленному в ходе проведения большого количества свадеб опыту, специалист четко ориентируется в тайминге (плане, в котором организатор расписывает свадебное торжество по минутам), заранее закладывания запас времени на те действия, которые могут затянуться по независящим ни от кого причинам (городские пробки, затянувшийся сбор вещей, ожидание всех приглашенных и так далее). Благодаря этому жених и невеста могут без спешки участвовать во всех свадебных активностях, гости не устанут к моменту начала банкета и не заскучают в ожидании молодых, а команда успеет вовремя приехать и подготовить всё необходимое для начала свадьбы.
- Предотвращение и решение непредвиденных ситуаций. Нередко молодоженов подводит погода в городе Киев, свадебный торт повреждается в процессе доставки, свадебный букет оказывается забыт в лимузине, перед выходом к гостям начинает разваливаться роскошная причёска и так далее. В распоряжении координатора всегда имеется набор вещей, которые могут потребоваться в любую минуту свадьбы и предотвратить срыв расписания.
- Координация работы всех специалистов, участвующих в мероприятии. Свадебный координатор тщательно проверяет состояние банкетного зала, работоспособность аппаратуры, корректность оформления и правильность рассадки гостей. Также в зону ответственности координатора входит координация времени прибытия на локации артистов, координация работы фотографа, координация доставки цветов и десертов, качественное выполнение всеми участниками программы своих задач.
- Помощь жениху, невесте и приглашенным. Свадебный координатор поможет впервые приехавшим в Киев гостям найти, где будет проходить свадебный банкет, зашить порвавшееся платье или костюм, решить множество других проблем в рамках своих полномочий и выполнить поручения и просьбы гостей.
- Решение финансовых вопросов. Одной из основных задач координатора является своевременная оплата работы всех специалистов, что нередко отнимает у жениха и невесты достаточно много времени. Профессиональная координация свадьбы исключает необходимость носить с собой весь день крупную сумму денег или ключ от сейфа, координатор по доверенности оплатит свадебное застолье, арендное свадебное оборудование и т. д.
Чем свадебный координатор отличается от организатора и распорядителя
Большинство из обратившихся к нам клиентов путают функционал координатора, организатора и распорядителя. В чем-то их функции похожи, однако между этими тремя специалистами есть и существенная разница.
Свадебный организатор в Киеве решает задачу по созданию свадьбы под ключ: подготовку к событию, приведение свадьбы, передачу фото и видео материалов. Он разрабатывает концепцию праздника, осуществляет взаимодействие с подрядчиками в процессе подготовки и проведения свадьбы под ключ. Без этого специалиста не обойтись при проведении свадьбы с большим количеством приглашенных, нестандартной концепцией и насыщенной событиями программы.
Свадебный координатор начинает свою работу незадолго до свадьбы. Координатор не взаимодействует с подрядчиками, пока они готовят свадебное торжество и согласуют все детали, а только контролирует их готовность к мероприятию, своевременность явки на локации в Киеве, качественное выполнение работы. Также координация подразумевает решение непредвиденных ситуаций в свадебный день, согласование работы всех специалистов.
Задачей распорядителя является контроль координаторов, разграничение зон ответственности каждого из них. Это ключ к экономии времени координатора, что особенно важно, если координация мероприятия осуществляется двумя и более управляющими.
Зоны ответственности координатора
Со стороны может показаться, что координация наиболее важных аспектов не займет много времени и справиться с ней можно самостоятельно. На самом деле, координация всех локаций силами непрофессионала, а тем более в одиночку, практически невозможна. Придется полностью положиться на подрядчиков, которые вынуждены будут самостоятельно решать (или не решать) возникающие проблемы.
В зависимости от формата и концепции праздничного дня, свадебный координатор Киев держит руку на пульсе в следующих зонах:
- Координация работ на площадке. Место монтажа конструкций для декора, светового оборудования, звуковых систем, столов и посадочных мест и др. Таких точек на свадьбе может быть несколько (площадка для проведения выездной церемонии, банкетный зал, фотозона и место для фуршета в парке города Киев и пр.).
- Координация подготовки банкетного зала. Проверяется качество сервировки, правильность рассадки, алгоритм подачи блюд и работа персонала. Эта зона требует непрерывного нахождения в ресторане/кафе.
- Координация сборов и координация перемещений пары. Решение финансовых, организационных вопросов, координация взаимодействия молодоженов и ведущего.
- Работа с гостями. Координатор окажет помощь с прибытием гостей на место торжества, организацией места для цветов и подарков, решением вопросов с заселением, бытовых задач, вызовом такси и пр.
Конечно, можно поручить эти заботы одному или нескольким гостям, свидетелям, друзьям и пр. Но вряд ли им будет приятно, когда вместо наслаждения праздником и отдыха они будут вынуждены совершить несколько поездок по городу, постоянно отвлекаться и принимать решения, от которых зависит настроение всех окружающих.
Наше агентство рекомендует заказывать не менее двух координаторов, которые распределяют между собой зоны ответственности таким образом, чтобы все аспекты оказались заранее проверенными и скорректированными.
Рекомендации по выбору свадебного координатора
Как было сказано выше, свадебный координатор начинает работать за несколько дней до заветного дня. Однако, откладывать первую встречу на последний день не стоит, так как координация подразумевает тщательное изучение тайминга, общение с каждым из подрядчиков, продумать все детали этого ответственного дня. Лучше всего, если договор со свадебным координатором заключается не менее, чем за месяц до торжественного события. Исключение составляют красивые даты, летние месяцы, так как в это время наблюдается высокий спрос и специалисты бронируются минимум за несколько месяцев.
Убедиться в профессионализме и наладить взаимопонимание с первых минут поможет простой прием: озвучьте событие, которое может произойти в свадебный день и вызывает самый большой страх. Ответ координатора поможет убедиться в его умении быстро находить выходы из сложных ситуаций, предвидеть возникновение непредвиденных моментов и располагать инструментами для быстрого решения любой проблемы.
Отдельно стоит сказать о количестве сотрудников, которым будет поручена координация праздника, проходящего в Киеве. Чаще всего ориентиром служит количество приглашенных, но в некоторых случаях может потребоваться дополнительный свадебный координатор:
- если площадка проведения церемонии находится далеко от места проведения банкета;
- если сценарий сложен и подразумевает участие большого количества профессионалов;
- если много родственников и друзей приезжает в Киев из других городов и т.д.
Свадебное агентство “Иония” Киев при заказе услуги свадебный координатор внимательно просчитывает все аспекты и предлагает несколько вариантов взаимодействия на выбор, которые помогут обеспечить максимальный комфорт всем присутствующим, экономно расходуя свадебный бюджет.
Свернуть
+380939148617
hey@ioniya.wedding
Украина, г.Киев, пр-т Голосеевский 132
